Advocatenkantoor Koen

DIENSTVERLENINGSVOORWAARDEN EN KLACHTREGLEMENT ADVOCATENKANTOOR KOEN

versie 2.0


1. Toepasselijkheid dienstverleningsvoorwaarden en toepasselijk recht

Advocatenkantoor Koen is een eenmanszaak, gevestigd te Roosendaal. Deze dienstverleningsvoorwaarden zijn van toepassing op iedere verstrekte opdracht, (eventuele) aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten, welke door of namens J. Koen als advocaat of als mediator h.o.d.n. Advocatenkantoor Koen (hierna ook te noemen ‘het kantoor’, ‘de advocaat’ of ‘de mediator’) of de daarvoor werkzame personen worden aanvaard.

Voor het geval dat er bij de uitvoering van een opdracht derden worden ingeschakeld die (algemene) voorwaarden hanteren, worden de door die derden gebezigde voorwaarden geacht deel uit te maken van de overeenkomst van opdracht welke tussen het kantoor en de opdrachtgever is gesloten. Op de rechtsverhouding tussen het kantoor en de opdrachtgever is het Nederlands recht van toepassing.


2. Informatie, communicatie en geheimhoudingsplicht

De opdrachtgever dient alle informatie te verstrekken welke van belang is voor de behandeling van de zaak. De advocaat / mediator neemt een geheimhoudingsplicht in acht, behoudens een meldplicht welke voortvloeit uit de Wwft. De opdrachtgever ontvangt kopieën van belangrijke brieven en stukken. De persoonsgegevens van de opdrachtgever worden vastgelegd in een geautomatiseerd systeem.


3. Honorarium

Tenzij een vast bedrag aan honorarium voor de werkzaamheden is bedongen wordt de tijd, welke met de werkzaamheden is gemoeid, aan de opdrachtgever in rekening gebracht, conform het in de opdrachtbevestiging vermelde uurtarief. Reistijd wordt tegen de helft van dit tarief in rekening gebracht. Indien het btw tarief tussentijds wordt gewijzigd, worden de tarieven naar rato aangepast.

De aan de zaak bestede tijd wordt in eenheden van zes minuten in rekening gebracht. Het gehanteerde tarief wordt jaarlijks per 1 januari met maximaal 3,5 procent geïndexeerd.


4. Door de overheid gefinancierde rechtsbijstand

Ingeval de opdrachtgever over onvoldoende inkomsten en vermogen beschikt, kan bij de Raad voor Rechtsbijstand (‘de Raad’) een aanvraag worden gedaan voor een ‘toevoeging’ (door de overheid gefinancierde rechtsbijstand). Na inwilliging van de aanvraag wordt het honorarium gedeeltelijk door de overheid vergoed. De mogelijkheid om daarvan gebruik te maken hangt mede af van de aard van de problematiek. In geval van een aanvraag dient de opdrachtgever de voor de aanvraag noodzakelijke informatie te verschaffen.


5. Indien er een toevoeging wordt aangevraagd

- verstrekt de belastingdienst op verzoek van de Raad met behulp van het BSN nummer de gegevens omtrent het inkomen en vermogen (indien van toepassing ook van de partner via diens BSN nummer);

- controleert de Raad bij de gemeentelijke basis administratie de persoonsgegevens en het BSN nummer (indien van toepassing ook van de partner);

- indien er sprake is van een vreemdelingennummer, controleert de Raad bij de Basisvoorziening Vreemdelingen de persoonsgegevens en het vreemdelingennummer;

- worden de (verstrekte) gegevens opgenomen in de cliëntenadministratie van de Raad;

kan het verstrekken van onjuiste gegevens of het verzwijgen van gegevens leiden tot weigering of intrekking van de toevoeging of tot strafvervolging;

- kan de verstrekte toevoeging met terugwerkende kracht worden ingetrokken als door de rechtsbijstand een bepaald financieel resultaat is behaald (50% van het van toepassing zijnde heffingvrij vermogen).

Een toevoeging wordt door de Raad verstrekt voor één zaak c.q. procedure. Indien de opdrachtgever andere materie aan de advocaat voorlegt valt dit niet onder de eerder verstrekte toevoeging. Tenzij er een nieuwe toevoeging wordt verstrekt, dient de opdrachtgever de kosten te betalen, conform het gehanteerde uurtarief.


6. De eigen bijdrage

Bij de verstrekking van een toevoeging wordt door de Raad de hoogte van een te betalen ‘eigen bijdrage’ vastgesteld. Deze wordt door het kantoor aan de opdrachtgever in rekening gebracht.


7. Afwijzing van de aanvraag of intrekking van de toevoeging

Indien een toevoegingsaanvraag wordt afgewezen of zodra de toevoeging zou kunnen worden ingetrokken dient de opdrachtgever het honorarium en de kosten volledig te voldoen conform de gehanteerde tarieven. Het kantoor behoudt zich het recht voor om aan de Raad de benodigde gegevens te verschaffen.


8. Wijziging van de financiële situatie

Indien er geen toevoeging is verstrekt, kan er wellicht (opnieuw) een aanvraag worden gedaan bij verslechtering van de financiële situatie van de opdrachtgever. De opdrachtgever dient de advocaat tijdig over relevante wijzigingen te informeren en uitdrukkelijk opdracht te geven tot het aanvragen van de toevoeging.


9. Kosten

Gemaakte kosten, zoals deurwaarderskosten, leges, griffierechten, et cetera worden door het kantoor als verschotten aan de opdrachtgever doorberekend.


10. Voorschotnota

Het kantoor behoudt zich het recht voor om voorschotten in rekening te brengen.


11. Gevolgen van niet (tijdige) betaling van de declaratie(s)

De betalingstermijn van de declaraties bedraagt veertien dagen. Na het verstrijken van deze termijn zijn de declaraties zonder voorafgaande ingebrekestelling in rechte opeisbaar zonder dat een beroep op opschorting of verrekening aan de opdrachtgever wordt toegestaan. In geval van te late betaling is de opdrachtgever met ingang van de dag waarop de betalingstermijn verstrijkt van rechtswege wettelijke rente verschuldigd. Verder zijn bij niet tijdige betaling alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten voor rekening van de opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten worden aan de hand van het Besluit Vergoeding voor Buitengerechtelijke Incassokosten berekend.

Indien een rekening na zes weken nog niet is voldaan, kunnen alle werkzaamheden worden gestaakt. Indien een aflossingsregeling niet stipt wordt nageleefd kunnen de hiervoor vermelde termijnen zonder afwijking worden toegepast.


12. Opschorting werkzaamheden en beëindiging opdracht

Indien feiten of omstandigheden daartoe aanleiding geven is het kantoor gerechtigd op ieder moment de werkzaamheden op te schorten, dan wel de opdracht te beëindigen. Ook de opdrachtgever is op ieder moment gerechtigd de opdracht te beëindigen. Bij beëindiging is de opdrachtgever verplicht de openstaande nota’s en de nog niet in rekening gebrachte werkzaamheden en kosten te voldoen.


13. Hoofdelijke aansprakelijkheid voor de betaling van de declaratie(s)

Bij een opdracht van meerdere personen zijn alle opdrachtgevers op grond van artikel 7:407 lid 1 BW hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de declaraties, ongeacht de tenaamstelling van de declaraties.


14. Vervaldatum vorderingen

Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden uit welke hoofde ook, die de opdrachtgever tegen het kantoor en / of de medewerkers kan inroepen, vervallen in ieder geval na verloop van één jaar na het moment waarop de opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden.


15. Beperking van aansprakelijkheid

Het kantoor bedingt tegenover de opdrachtgever en overige belanghebbenden een beperking van de aansprakelijkheid voor eventueel veroorzaakte schade tot het bedrag dat beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar Nationale Nederlanden in het voorkomende geval uitkeert, te vermeerderen met het te dragen eigen risico. Aansprakelijkheid voor het overige wordt uitdrukkelijk uitgesloten.


16. Derdengelden

Derdengelden worden in depot gehouden op een derdenrekening, onder beheer van Stichting Beheer Derdengelden Advocatenkantoor Koen, gevestigd te Roosendaal. Het kantoor behoudt zich het recht voor om in overleg met de opdrachtgever vorderingen op de opdrachtgever bij voorrang uit het depot te laten voldoen.


17. Archivering

De opdrachtgever ontvangt op diens verzoek na beëindiging van de opdracht het volledige dossier. Na beëindiging van de zaak wordt het dossier 5 jaren bewaard. Het kantoor behoudt zich het recht voor om na verloop van deze termijn het dossier te vernietigen.


18. Klachtregeling mediation

Ingeval van mediation wordt verwezen naar het tuchtrecht, beschreven in de MFN gedragsregels en de MFN klachtenregeling.


19. Klachtregeling advocatuur

Klachten over de dienstverlening dient de opdrachtgever eerst aan de advocaat voor te leggen om in overleg een oplossing te vinden. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de volgende klachtregeling:


A Begripsbepalingen

In deze ‘klachtregeling advocatuur’ wordt verstaan onder:

- klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt over de advocaat of de onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;

- klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die schriftelijk een klacht kenbaar maakt;

- klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht.


B Toepassingsbereik

1. Deze klachtregeling advocatuur is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen mr. J.C.A. Koen als advocaat en de cliënt.

2. De advocaat draagt zorg voor klachtafhandeling conform deze klachtregeling advocatuur.


C Doelstellingen

Deze klachtregeling advocatuur heeft tot doel:

a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;

b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;

c. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;

d. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;

e. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.


D Informatie bij aanvang dienstverlening

1. Deze klachtregeling advocatuur is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een klachtregeling advocatuur hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.

2. De advocaat heeft in de opdrachtbevestiging en de op de website gepubliceerde dienstverleningsvoorwaarden opgenomen dat een onopgeloste klacht aan de Geschillencommissie Advocatuur kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak.


E Interne klachtprocedure

1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar de advocaat, die daarmee (mede) optreedt als klachtenfunctionaris.

2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.

3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.

4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.

5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte

van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.

6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.


F Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.

2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.


G Verantwoordelijkheden

1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.

2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.

3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.

4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.


H klachtregistratie

1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.

2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.


I Geschillencommissie advocatuur

Wanneer het kantoor er niet in slaagt om de klacht binnen een redelijke termijn van 4 weken op te lossen, kan de opdrachtgever daarna uiterlijk binnen 12 maanden de klacht voorleggen aan de Geschillencommissie Advocatuur, waar het kantoor bij is aangesloten.

Alle geschillen naar aanleiding van de totstandkoming en/of de uitvoering van de dienstverlening, en alle declaratiegeschillen, worden beslecht volgens het Reglement Geschillencommissie Advocatuur.

Bij een geschil met een particuliere cliënt, voorziet dat Reglement in bindend advies, tenzij de cliënt zich binnen een maand na de afhandeling van de klacht door de advocaat wendt tot de gewone rechter. Ingeval van een incasso van een vordering op een particuliere cliënt is alleen sprake van bindend advies indien de cliënt het nog openstaande bedrag onder de Geschillencommissie stort. Doet hij dit niet, dan is op de incasso arbitrage van toepassing.

Bij een geschil met een zakelijke cliënt, voorziet het Reglement in Arbitrage.